Un’azienda operante nel settore delle soluzioni per la gestione del personale aveva la necessità di automatizzare un processo critico e altamente ripetitivo: l’elaborazione delle presenze da trasformare in dati compatibili con il gestionale paghe.
While True ha sviluppato un tool intelligente in grado di replicare il lavoro umano, eliminando completamente le attività manuali e riducendo drasticamente tempi, errori e costi operativi.
Tempo dedicato all’elaborazione delle presenze
Errori di trascrizione e calcolo
Velocità nella preparazione dei file per il gestionale
Continuità operativa anche su grandi volumi
Il contesto e la problematica
L’azienda gestisce per conto dei propri clienti l’elaborazione delle presenze dei dipendenti, trasformando i fogli orari in dati strutturati per la creazione delle buste paga.
Il problema principale era la gestione manuale di un volume elevatissimo di dati, che comportava:
- Trascrizione manuale delle ore lavorate
- Calcolo delle maggiorazioni
- Riordino delle informazioni in un file compatibile con il gestionale
Un processo lungo, ripetitivo e soggetto a errori, che richiedeva l’impiego di più persone dedicate esclusivamente a questa attività.
La soluzione di While True
Tool di automazione per l’elaborazione presenze
While True ha progettato e sviluppato un tool software integrato con le cartelle aziendali, in grado di:
- Leggere automaticamente i fogli presenza caricati
- Interpretare i dati come farebbe un operatore umano
- Calcolare ore e maggiorazioni
- Riorganizzare le informazioni in una matrice Excel strutturata
- Generare un file pronto per l’importazione diretta nel gestionale paghe
Il risultati è l’eliminazione totale dell’elaborazione manuale.
Come funziona il tool
Il funzionamento è stato progettato per essere semplice, intuitivo e a prova di errore:
- Esiste una cartella di input, dove vengono caricati i fogli presenza
- Il sistema elabora automaticamente i documenti
- I file processati vengono spostati in una cartella di output, evitando duplicazioni o rielaborazioni
- Il foglio Excel finale è sempre consultabile e pronto per l’importazione nel gestionale
L’intero processo avviene in background, senza intervento umano.
Chi utilizza la soluzione
La soluzione viene utilizzata dai responsabili del processo di elaborazione presenze, che oggi:
- Non devono più coordinare team dedicati alla trascrizione
- Non devono verificare manualmente centinaia di fogli
- Ricevono direttamente un file pronto all’uso
Il controllo rimane umano, ma l’esecuzione è completamente automatizzata.
Risultati ottenuti
L’introduzione del tool ha trasformato radicalmente il flusso di lavoro.
Un’attività che richiedeva tempo, concentrazione e coordinamento di più persone è ora:
- Completamente automatizzata
- Più veloce
- Più affidabile
- Scalabile anche con grandi volumi di dati
Il sistema elabora e ordina le informazioni come farebbe un essere umano, ma senza errori e senza limiti di carico.
Grazie alla soluzione sviluppata da While True, l’azienda ha ottenuto:
- –88% del tempo dedicato all’elaborazione delle presenze
- –97% degli errori di trascrizione e calcolo
- +65% di velocità nella preparazione dei file per il gestionale
- +100% di continuità operativa anche su grandi volumi
Il valore della soluzione
Questo progetto dimostra come l’automazione intelligente possa trasformare processi complessi e ad alto carico operativo in flussi semplici, affidabili e sostenibili.
While True ha affiancato l’azienda con una soluzione concreta, integrata e progettata sulle reali esigenze operative.
Risultati
- Eliminazione totale delle attività manuali ripetitive
- Riduzione drastica di errori e rilavorazioni
- Maggiore controllo e tracciabilità del processo
- Standardizzazione dei file di output
- Aumento della produttività del team
- Processo scalabile e replicabile nel tempo
