Un’azienda del settore produzione di pallet aveva la necessità di ridurre drasticamente il tempo e la complessità delle attività di due diligence sulla documentazione della merce in entrata.
While True ha sviluppato una soluzione basata su un Agente AI in grado di analizzare, tradurre e verificare automaticamente la documentazione, migliorando efficienza, affidabilità e controllo del processo.
Tempo impiegato per le attività di due diligence
Rischio di errore umano legato a traduzione e lettura documentale
Velocità nel processo di validazione della merce
Capacità di gestione della documentazione più complessa
Il contesto
L’azienda opera nel settore della realizzazione di pallet e gestisce quotidianamente un elevato volume di documentazione tecnica e certificativa legata alla merce in entrata.
All’interno dell’organizzazione, una figura dedicata era responsabile delle attività di due diligence documentale, fondamentali per verificare la conformità dei materiali rispetto a normative, certificazioni e requisiti richiesti.
La sfida
Le attività di due diligence consistevano nell’analisi approfondita della documentazione fornita dai clienti e dai fornitori.
In particolare, il processo prevedeva:
- Traduzione manuale di documenti spesso in lingua straniera
- Lettura e comprensione di decine di pagine tecniche
- Verifica della presenza o assenza di certificazioni obbligatorie
Questo comportava giornate intere di lavoro, con un alto impatto in termini di tempo, costi e rischio di errore umano.
👉 Per due diligence si intende l’insieme di attività di verifica, analisi e controllo della documentazione necessaria a garantire la conformità di un prodotto o di un processo rispetto a standard, normative e requisiti richiesti.
La soluzione di While True
While True ha progettato e sviluppato un Agente AI dedicato alla due diligence documentale, integrato nel flusso operativo dell’azienda.
Come funziona
- Il responsabile trascina la documentazione ricevuta (PDF, file testuali, allegati) in un’area dedicata
- L’Agente AI:
- Scannerizza automaticamente tutti i documenti
- Traduce i contenuti, se necessario
- Analizza il testo
- Individua le informazioni presenti e quelle mancanti
- Verifica la presenza delle certificazioni richieste
- Genera un riassunto strutturato di tutto il materiale analizzato
Il risultato è una visione chiara e immediata di:
- Cosa è presente
- Cosa non è presente
- Quali aspetti richiedono attenzione
Utilizzo della soluzione
La soluzione è utilizzata dal responsabile incaricato delle attività di due diligence sulla merce in entrata.
Grazie all’Agente AI:
- Il lavoro manuale di traduzione, lettura e controllo viene eliminato
- Il responsabile si limita a:
- Leggere i risultati prodotti dall’AI
- Effettuare un double-check finale per validare le informazioni
Il ruolo passa quindi da operativo a di controllo e supervisione, con un enorme guadagno in efficienza.
Risultati ottenuti
L’implementazione della soluzione ha portato benefici immediati e misurabili:
- –90% del tempo impiegato per le attività di due diligence
- –70% del rischio di errore umano nei controlli iniziali
- +65% di velocità nel processo di validazione della merce in entrata
- +48% di capacità di gestione di documentazione complessa a parità di risorse
Il valore della soluzione
Questo progetto dimostra come l’Intelligenza Artificiale applicata ai processi aziendali possa trasformare attività complesse e time-consuming in flussi rapidi, controllabili e ad alto valore aggiunto.
While True ha accompagnato l’azienda dalla comprensione del problema alla realizzazione di una soluzione concreta, integrata e realmente utilizzabile nel quotidiano.
Risultati
- Ridurre drasticamente i tempi delle attività di due diligence
- Automatizzare la traduzione e l’analisi dei documenti
- Avere una visione immediata delle informazioni presenti e mancanti
- Migliorare l’affidabilità del processo di controllo
- Alleggerire il carico operativo delle risorse interne
- Rendere il processo più scalabile e sostenibile nel tempo
