L’importanza dell’automazione e del controllo: come ottenere il meglio da RPA e BPA

Adottare processi di automazione nella propria azienda è importante, ma poi come fare per ottenere il meglio da queste nuove tecnologie che vengono implementate?
rpa e bpa

In altri articoli abbiamo parlato dell’importanza dell’automazione e del controllo e di come possono influire sul proprio lavoro. Purtroppo, molte organizzazioni non sono ancora digitalizzate e stanno lottando per diventarlo. In questo senso, l’automazione può essere un vero e proprio impulso e acceleratore della trasformazione digitale.

Prima di tutto, cerchiamo di capire perché un’azienda dovrebbe trasformarsi digitalmente analizzando il nostro contesto globale. Consideriamo la pandemia di Covid-19 che stiamo ancora affrontando e gli effetti che ha provocato. Un lungo periodo di crisi in cui alcune aziende vanno meglio di altre e altre ancora stanno meglio di prima. Come è possibile?

Secondo il World Economic Forum “La risposta sta in uno degli indicatori chiave della transizione in corso: tendono a prevalere le aziende che hanno già implementato con successo la trasformazione digitale e i modelli di business basati su piattaforme, o quelle che sono state in grado di adottare rapidamente la digitalizzazione. Le aziende che non si trasformano digitalmente rimarranno indietro e cesseranno di esistere”.

La trasformazione digitale è sempre stata essenziale per le imprese, ma ora, nello scenario attuale, questo percorso è diventato urgente e critico se le aziende vogliono emergere con successo e profitto. Per questo motivo, l’importanza dell’automazione e del controllo è ancora maggiore. Infatti, come riporta un’indagine di Pegasystems, il 63% dei dirigenti globali afferma che l’automazione (in particolare l’automazione robotica dei processi, RPA) è una componente fondamentale della trasformazione digitale.

Cosa significa? In sostanza, che soluzioni come la RPA e la BPA (Business Process Automation o automazione dei processi aziendali) possono aiutarvi a digitalizzare e a superare questa crisi. Continuate a leggere per saperne di più su RPA e BPA e su come possono migliorare il proprio lavoro.

RPA o BPA?

L’automazione robotica dei processi (RPA) e l’automazione dei processi aziendali (BPA) sono parti fondamentali delle iniziative di trasformazione digitale. Grazie ad esse, l’errore umano viene virtualmente eliminato e le attività vengono automatizzate. In questo modo, si ottiene un miglioramento dell’accuratezza dei processi e si possono ridurre i costi in modo significativo. Inoltre, i dipendenti saranno liberi dal lavoro manuale e potranno quindi concentrarsi su compiti più strategici e innovativi. Garantire una maggiore efficienza non è solo un vantaggio per i dipendenti, ma è anche necessario per offrire una migliore esperienza ai clienti.

Qual è la differenza tra RPA e BPA? Fondamentalmente, la RPA è un tipo di tecnologia in cui i robot manipolano e comunicano con i sistemi e le applicazioni aziendali per snellire i processi e ridurre il peso dei dipendenti umani. Un esempio? Prendiamo il processo del call center: di solito l’agente riceve una chiamata e prende tutte le informazioni pertinenti. La conversazione è lunga e porta via tempo prezioso all’agente, ma anche al cliente. Con la RPA, l’agente può concentrarsi sulle esigenze del cliente, mentre i robot software accedono automaticamente e rapidamente a più sistemi per elaborare i dati di cui hanno bisogno.

D’altra parte, la BPA prende i processi ripetibili come il trasferimento di file, la generazione di report o l’estrazione di dati da fonti non strutturate e li automatizza da una posizione centrale. Quando si implementa un software BPA, ogni fase del processo innesca quella successiva, in modo da poter creare un intero flusso di lavoro per le parti fondamentali dell’azienda. Un esempio è l’uso dell’automazione nel reparto risorse umane per semplificare il processo di assunzione. Quando un nuovo dipendente viene assunto, viene inviata una mail automatica con le informazioni necessarie e il software BPA estrae i dati e crea account utente e password in Active Directory.

Come si può notare, l’uso dell’automazione permette di evitare qualsiasi spreco di tempo e di carta, di ottenere informazioni più precise e di soddisfare le esigenze di qualsiasi organizzazione. Vantaggi come questi sottolineano ancora una volta l’importanza dell’automazione e del controllo.

Una soluzione dedicata per l’automazione

Tra le soluzioni che While True propone per digitalizzare i propri processi e sfruttare al massimo i vantaggi dell’automazione troviamo la piattaforma TDox. Infatti, semplicità e trasparenza sono le parole chiave di TDox, che utilizza l’automazione per offrire la soluzione giusta per lavorare meglio. Basta con la carta, è possibile gestire le proprie attività dal pc, dallo smartphone o dal tablet e godere della multi-esperienza completa che TDox può garantire.

L’automazione di TDox aiuta a soddisfare l’intero spettro delle esigenze aziendali, perché va dai robot facilmente configurabili per l’automazione del desktop alla piattaforma scalabile per l’automazione aziendale completa. Inoltre, è possibile accedere a tutti gli strumenti di TDox come il drag-and-drop che consente di automatizzare un maggior numero di processi e di creare applicazioni e moduli in modo più semplice che mai. In aggiunta, si può implementare qualsiasi funzione non disponibile in TDox nella propria versione personalizzata del software (XP o Private Cloud) ospitata sul cloud di riferimento.

Oltretutto, è presente un’agenda per organizzare il lavoro e pianificare tutte le attività da svolgere. Grazie all’agenda, anche la comunicazione è semplificata, perché è possibile inviare una semplice notifica ai propri dipendenti per avvisarli di novità, cambiamenti di programma o urgenze.
Infine, sono presenti anche delle dashboards per gestire le operazioni in azienda, controllando l’andamento del lavoro in qualsiasi momento, da smartphone o tablet. Strumenti utili per automatizzare e semplificare i processi aziendali.

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